Se essere invitati era stato un onore, riuscire a presenziare ai festeggiamenti fu un privilegio che solo pochi poterono vantare. Diverse università, causa la difficile condizione del periodo post bellico, si trovarono in restrizioni economiche e furono impossibilitate a inviare propri delegati. In alcuni casi ricorsero a degli escamotages non onerosi, eleggendo ad esempio come rappresentanti alcuni professori dell'Università di Padova.

Altre università ancora, particolarmente desiderose di partecipare, chiesero agli organizzatori padovani di sostenere tutte le spese: dallo stipendio per i bidelli, al pagamento delle toghe per i professori, fino al trasporto ferroviario. L'Ateneo patavino, nonostante il budget relativamente ristretto destinato all'organizzazione dell'evento, cercò comunque di accogliere il maggior numero possibile di richieste.

Gli istituti accademici che non riuscirono a partecipare personalmente optarono per l'invio di indirizzi d'omaggio. Nel caso dello Sheffield College si trattava di un elogio alla bellezza e alla cultura vinicola del Veneto, mentre l'Università di Reykjavik inviò un componimento in latino opera del professor Páll Sveisson, celebrativo dei sette secoli di storia dell'Università di Padova.

Gli istituti intenzionati a intervenire, invece, dovevano prima designare i propri delegati e poi comunicarli tempestivamente all'Università, che aveva predisposto un modulo da compilare con i dati degli ospiti. Alcuni enti aggiunsero al modulo compilato il proprio sigillo, donando un carattere più elegante e ufficiale all'adesione; invece, la Cambridge University optò per l'utilizzo di un foglio di buona grammatura, scritto in modo molto elegante e recante il suo stemma.

L'ultima opzione per poter partecipare alla celebrazione era chiedere direttamente all'Università patavina di essere invitati, millantando qualche legame con essa oppure sottolineando il proprio assoluto desiderio di prendere parte ai festeggiamenti. Bisognava, però, sperare che ci fosse ancora posto: molti delegati portarono con sè mogli e figli, e questo creò dei problemi organizzativi. Grazie a una di queste richieste veniamo a conoscenza di un'interessante aspetto sociale: nella lettera in cui il professor Robert G. Aitken comunica che sarà presente anche sua moglie, riporta un dubbio della sua consorte: erano state previste attività per le mogli al seguito oppure erano state tenute in considerazione solo le delegate?

La quasi totalità dei partecipanti, professori e ministri italiani e stranieri, erano uomini; l'imprevista partecipazione femminile di due delegate statunitensi - Mary Vance Young (Mount Holyoke College) e Alice Van Vechten Brown (Wellesley College) - obbligò gli organizzatori a mettere in programma anche attività collaterali più adatte al gentil sesso.

I delegati di ambo i sessi poterono usufruire di numerose agevolazioni e aperture straordinarie: ebbero accesso al tesoro e alla biblioteca del Santo, e poterono visitare l'abbazia di Santa Giustina, la cappella degli Scrovegni e la casa di Petrarca. Come vedremo, non solo la città, ma l'intera regione si mobilitò per la riuscita dei festeggiamenti.

Per ringraziare gli istituti e le università partecipanti l'Università commissionò una medaglia commemorativa e, con delibera del 22 aprile 1922, decise che solo i capi delle delegazioni universitarie avrebbero ricevuto anche una laurea ad honorem. Questa scelta suscitò in verità qualche malumore.

Se Ballini aveva l'incombenza di raccogliere i nomi dei diversi partecipanti e inviarli all'ufficio competente, a Tamassia, nonostante non fosse membro della Commissione per i rapporti con le università e gl'istituti stranieri, spettava il compito di interfacciarsi con il Ministero degli Esteri che lo informava dei problemi che riscontrava con le delegazioni e i governi esteri, in particolare a riguardo della delegazione tedesca.

È appena il caso di ricordare che la Germania era uscita sconfitta dalla Grande Guerra solo 4 anni prima (i precedenti). Il 19 aprile 1922 il governo tedesco chiese quindi rassicurazioni sulla natura non politica dell'evento, temendo che la presenza delle università germaniche avrebbe suscitato malcontento e proteste.

Il Comitato Generale fu così chiamato a risolvere un problema che si sarebbe potuto tradurre in un potenziale rischio di fallimento dell'evento: la presenza delle università tedesche poteva in effetti generare scontento, ma la loro assenza si sarebbe notata e avrebbe fatto sembrare l'Università schierata dalla parte dei movimenti anti-tedeschi. Si propose quindi di invitare non le singole università, ma il governo tedesco, dando così alla delegazione una parvenza di maggiore neutralità.

Per evitare che la delegazione governativa tedesca spiccasse per la sua singolarità, anche altri governi, come quelli spagnolo, rumeno, peruviano e lettone, furono invitati a mandare proprie delegazioni.

Nonostante il lavoro congiunto di tutti gli uffici dedicati all'accoglienza e alla gestione degli ospiti, il numero preciso dei partecipanti non si seppe se non a pochi giorni dall'inizio dei festeggiamenti: intervennero, tra accademici e autorità, 192 delegati italiani, mentre ammontarono a 224 gli ospiti stranieri, in rappresentanza di 500 tra università e istituti di 38 diversi Paesi.