Le adesioni superarono le più rosee previsioni di Lucatello e della sua équipe. Probabilmente si erano aspettati che le istituzioni invitate inviassero ciascuna un delegato, come si può supporre dalla presenza nel modulo di un solo spazio per i dati anagrafici dell'ospite. Ma le righe sottostanti, pensate per eventuali comunicazioni aggiuntive, si riempirono di lunghe liste di nomi.

Numerose sono, infatti, le lettere indirizzate a Ballini che chiedono di aggiungere un posto per un proprio collega, altri chiesero al segretario di trovare degli alloggi per mogli, figli e parentado vario, che andò ad accrescere la già ampia quantità di persone a cui trovare una sistemazione. Alcuni furono alloggiati agevolmente presso i pochi grand hotel padovani, altri si erano organizzati per conto loro, chiedendo ospitalità ad amici o colleghi. Tuttavia, ciò non bastava. Da una lettera di Ballini al prefetto emerge che non tutti gli albergatori avevano messo a disposizione un numero adeguato di stanze. Sappiamo, sempre da questa missiva, che il successo dell'ospitalità patavina in occasione della Fiera dei Campioni del giugno 1919, la prima d'Italia e una delle prime manifestazioni internazionali post-belliche, era da imputarsi al periodo in cui si era svolta: gli studenti fuori sede, tornati a casa per la pausa estiva, avevano liberato le stanze che erano state offerte ai delegati della Fiera. Importante fu allora il ruolo delle « nostre signore e […] nostre brave massaie» padovane, a cui, con una circolare, fu chiesto di ospitare parte dei delegati in cambio di una somma di denaro elargito dagli stessi organizzatori della Fiera.

L'Università decise, perciò, di utilizzare il medesimo espediente. Questa volta, l'appello venne diffuso grazie al comitato delle Signore, come ci informa un memorandum inviato alla contessa Maria Papafava dei Carraresi, dal rettore Lucatello. Su indicazione dell'Ufficio degli Alloggi, creato appositamente dall'Università per organizzare questo aspetto dei festeggiamenti, nelle abitazioni messe a disposizione furono sistemati i membri delle delegazioni italiane, negli alberghi invece quelli stranieri. I più giovani furono inviati ad Abano Terme: era stato raggiunto, infatti, un accordo con il grand hotel Orologio, che avrebbe ospitato tutti coloro che non risentissero troppo della fatica del pendolarismo, visto che l'unico modo per raggiungere Padova era utilizzare il tram elettrico.

Nonostante questi accorgimenti, il sempre crescente flusso di adesioni obbligò ben presto a opporre un rifiuto a nuovi delegati: tutte le lettere e moduli che recassero una data successiva al 10 aprile non furono presi in considerazione, e persino le sostituzioni risultarono impossibili.

I delegati ricevevano le indicazioni riguardanti la loro sistemazione al momento dell'arrivo in città: erano condotti all'Ufficio Informazioni e Posta dell'Università, sistemato per l'occasione in palazzo Capodivacca. Era l'unico ufficio che fosse stato dotato di telefono grazie a una concessione della Società anonima padovana per il telefono. Il collegamento diretto con il rettorato permetteva all'Ufficio di poter aggiornare ed essere aggiornato su eventuali cambiamenti, assenze o ritardi nel minor tempo possibile.

I delegati ricevevano quindi le indicazioni relative al luogo del loro soggiorno per il periodo dei festeggiamenti, le tessere identificative e l'elenco delle numerose agevolazioni di cui potevano godere durante la loro permanenza.